03 / SO NUTZEN SIE DEN
So nutzen Sie den Workflow-Builder
Sie wählen genau eine PDF-Datei aus (bis zu 50 MB und 500 Seiten) und legen dann die Schrittfolge fest: zwischen 1 und 6 Schritte, in der Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden sollen. Wählbar sind ausschließlich die Werkzeuge Komprimieren, Reparieren, OCR, PDF in Bild, PDF in Word, PDF in Excel, PDF in Markdown und PDF/A.
Nach dem Start zeigt die Seite erst „Upload“, dann „Warteschlange“ und schließlich „Läuft“ mit einem Prozentwert. Am Ende laden Sie das Ergebnis des letzten Schritts herunter – nicht etwa die Zwischenstände. Alle Hinweise, die die einzelnen Schritte während der Verarbeitung gesammelt haben, werden Ihnen zusammen angezeigt.
04 / WAS INTERN MIT IHR
Was intern mit Ihrer Datei passiert
Die hochgeladene Datei wird zuerst auf Schadsoftware geprüft, bevor irgendein Werkzeug sie öffnet – eine infizierte Datei erreicht also nie eine Konvertierungs-Engine. Außerdem wird der Dateityp anhand des tatsächlichen Inhalts erkannt, nicht über den Dateinamen: Wenn Sie etwas in .pdf umbenennen, wird es trotzdem abgelehnt, weil die Bytes nicht zu einer PDF passen.
Jeder Schritt läuft mit der eigenen Engine des jeweiligen Werkzeugs, und zwar der Reihe nach: Das Ergebnis von Schritt 1 ist die Eingabe für Schritt 2, das Ergebnis von Schritt 2 die Eingabe für Schritt 3 usw. Bevor die Ausgabe zum Download angeboten wird, wird sie noch einmal geöffnet und geprüft – ein still erzeugtes defektes Ergebnis wird daher nicht ausgehändigt, sondern als Fehler gemeldet.
05 / WAS DER BUILDER NI
Was der Builder nicht kann
Der Builder ist bewusst einfach gehalten: Es gibt keine Einstellungen pro Schritt. Jedes Werkzeug arbeitet mit seinen Standardwerten. Deshalb lassen sich auch keine Schritte einbauen, die ein Passwort benötigen oder eine markierte Fläche voraussetzen – etwa das Entschlüsseln einer passwortgeschützten PDF oder das Extrahieren nur einer bestimmten Seite.
Auch die Zeit ist begrenzt: Die gesamte Kette hat ein gemeinsames Zeitbudget, das auf die Schritte aufgeteilt wird. Eine Kette aus sechs Schritten gibt jedem Schritt weniger Zeit als ein einzelner Schritt in einem Ein-Schritt-Auftrag. Wenn ein Schritt wegen Zeitüberschreitung oder einem Absturz der Engine scheitert, wird er einmal wiederholt; danach bricht die ganze Kette ab. Der Fehler nennt dann die Nummer des Schritts, der gescheitert ist.
06 / WENN DAS ERGEBNIS
Wenn das Ergebnis nicht das ist, was Sie wollten
Da jeder Schritt mit den Standardwerten läuft, sollten Sie die Ausgabe prüfen: Hat die Komprimierung die Qualität stärker reduziert als erwartet? Dann versuchen Sie es mit einer anderen Kombination – etwa erst Reparieren, dann Komprimieren. Falls die OCR Schritt war, kann die Texterkennung je nach Vorlage unscharf sein; eine sauber gescannte Seite mit guter Auflösung liefert bessere Ergebnisse.
Wichtig: Wenn ein Schritt scheitert, erhalten Sie nicht einfach die Ausgabe der vorherigen Schritte. Es gibt nur das Endergebnis oder eine Fehlermeldung. Planen Sie also bei wichtigen Dokumenten die Schritte so, dass sie sinnvoll aufeinander aufbauen – zum Beispiel PDF in Word nach einer Reparatur und nicht vorher.
07 / SPEICHERUNG UND LÖ
Speicherung und Löschung Ihrer Datei
Die von Ihnen hochgeladene Datei wird in einem privaten Objektspeicher abgelegt und nach 1 Stunde gelöscht, wenn Sie anonym arbeiten, oder nach 7 Tagen, wenn Sie angemeldet sind. Die Ergebnisse, die Sie herunterladen, liegen in demselben Speicher und gelten denselben Löschfristen.
Eine Überprüfung auf Schadsoftware findet vor jeder Verarbeitung statt; Dateien, die nicht dem erwarteten Typ entsprechen, werden abgelehnt. Damit sind die wichtigsten Sicherheitsaspekte abgedeckt.
FAQ
Häufige Fragen
Wie viele Schritte kann ich in einem Workflow kombinieren?
Sie können zwischen 1 und 6 Schritten wählen. Die Schritte werden in der gewählten Reihenfolge ausgeführt, wobei jeder Schritt die Ausgabe des vorherigen als Eingabe erhält. Mehr als 6 Schritte sind nicht möglich.
Wenn einer der Schritte fehlschlägt, bekomme ich dann die Ausgabe der vorherigen Schritte?
Nein. Wenn ein Schritt wegen Zeitüberschreitung oder eines abgestürzten Prozesses fehlschlägt, wird er einmal wiederholt. Scheitert er erneut, bricht die gesamte Kette ab. Sie erhalten dann keine Zwischenstände, sondern nur eine Fehlermeldung, die die Schrittnummer nennt.
Welche Werkzeuge kann ich im Workflow-Builder verwenden?
Zur Auswahl stehen genau acht: Komprimieren, Reparieren, OCR, PDF in Bild, PDF in Word, PDF in Excel, PDF in Markdown und PDF/A. Es gibt keine anderen Optionen und auch keine Einstellungen pro Schritt – jeder läuft mit seinen Standardwerten.
Warum wird meine PDF mit Passwortschutz nicht verarbeitet?
Der Workflow-Builder bietet keine Einstellungen pro Schritt. Daher können Schritte, die ein Passwort benötigen oder eine bestimmte Auswahl voraussetzen, nicht eingebaut werden – das betrifft auch verschlüsselte Dateien. Sie müssten die Datei zuerst entschlüsseln, bevor Sie sie hier verwenden.
Wie lange wird meine hochgeladene Datei gespeichert?
Wenn Sie anonym arbeiten, wird die Datei nach 1 Stunde gelöscht. Sind Sie angemeldet, gilt eine Frist von 7 Tagen. Die gelöschten Dateien umfassen sowohl die ursprüngliche PDF als auch alle erzeugten Zwischen- oder Endergebnisse.
Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig verarbeiten?
Nein, der Workflow-Builder akzeptiert genau eine Datei pro Auftrag. Sie können nicht mehrere PDFs in einem Durchlauf kombinieren. Möchten Sie mehrere Dateien verarbeiten, müssen Sie jeweils einen neuen Auftrag starten.
Was bedeutet die Warnung, die ich am Ende erhalte?
Die Warnungen sind die gesammelten Hinweise aller ausgeführten Schritte. Sie werden am Ende zusammen angezeigt. Sie können beispielsweise Hinweise zur Qualität oder zur Texterkennung enthalten. Es gibt keine anderen Warncodes – nur diese Meldungen aus den einzelnen Schritten.