PDF in PDF/A

03 / SO KONVERTIEREN SI

So konvertieren Sie Ihre PDF in PDF/A

Laden Sie Ihre PDF-Datei hoch (eine Datei, maximal 50 MB und 500 Seiten). Wählen Sie den gewünschten Konformitätsstandard: PDF/A-2b oder PDF/A-3b. Die Einstellung zur Auflösung (DPI) können Sie ebenfalls anpassen, sie hat aber nur in einem bestimmten Fall Einfluss. Starten Sie die Konvertierung und warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Während des Uploads sehen Sie den Status „Wird hochgeladen”, danach „In der Warteschlange” und schließlich „Läuft” mit einem Fortschrittsprozentsatz. Nach Abschluss können Sie die PDF/A-Datei herunterladen.

04 / WAS MIT IHRER DATE

Was mit Ihrer Datei passiert

Die hochgeladene Datei wird zuerst auf Schadsoftware gescannt, bevor irgendeine Verarbeitung startet – infizierte Dateien erreichen so nie die Konvertierungs-Engine. Der Dateityp wird anhand des tatsächlichen Inhalts bestimmt, nicht anhand des Dateinamens. Nur echte PDF-Dateien werden akzeptiert.

Die Datei wird danach auf einem Server gespeichert. Die Konvertierung erfolgt über LibreOffice Draw und das Ergebnis wird mit dem veraPDF-Validator geprüft – noch bevor es Ihnen angeboten wird.

Ihre Datei wird in einem privaten Objektspeicher abgelegt und gelöscht – nach 1 Stunde bei anonymer Nutzung oder nach 7 Tagen, wenn Sie angemeldet sind.

05 / WARUM DIE VALIDIER

Warum die Validierung wichtig ist

Nur wenn die Validierung erfolgreich ist, erhalten Sie eine PDF/A-Datei. Viele Programme exportieren Dateien, die vorgeben, PDF/A zu sein, aber bei Archivierungssystemen, die prüfen, nicht bestehen. Dieses Werkzeug gibt eine Datei nur aus, wenn sie tatsächlich konform ist.

Konkret bedeutet das: Eine Konvertierung, die den ersten Validierungstest nicht besteht, wird erneut versucht – diesmal werden die Seiten als Bild neu gerendert. Diese Version besteht die Validierung, hat aber einen Haken: Der Text ist dann Teil eines Bildes, also nicht mehr durchsuchbar oder markierbar. Deshalb erhalten Sie in einem solchen Fall den Hinweis RASTERIZED_PAGES (rasterisierte Seiten).

06 / EINSCHRÄNKUNGEN, D

Einschränkungen, die Sie kennen sollten

PDF/A verbietet Verschlüsselung und JavaScript. Wenn Ihre PDF-Datei geschützt ist, müssen Sie sie zuerst entsperren, bevor Sie sie hochladen.

Sie können nur eine PDF-Datei gleichzeitig konvertieren. Andere Formate werden nicht akzeptiert. Große PDF-Dateien oder solche mit vielen Bildern können dazu führen, dass die Konvertierung länger dauert. Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB und die maximale Seitenzahl 500.

07 / KONFORMITÄTSSTANDA

Konformitätsstandards: PDF/A-2b und PDF/A-3b

PDF/A-2b und PDF/A-3b unterscheiden sich in einem wichtigen Punkt: PDF/A-3b erlaubt es, beliebige Dateien in das PDF/A einzubetten – zum Beispiel die zugehörige XML-Datei einer Rechnung. Deshalb fordern Rechnungsstandards oft PDF/A-3b.

Das „b” in beiden Varianten bedeutet: Die visuelle Darstellung ist garantiert reproduzierbar, aber die Textstruktur ist nicht für Barrierefreiheit (z.B. Screenreader) ausgezeichnet.

08 / WENN DIE KONVERTIE

Wenn die Konvertierung fehlschlägt oder ein Hinweis erscheint

Sollte die Konvertierung fehlschlagen, weil die Datei beschädigt ist oder ein Formatproblem vorliegt, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die Datei wird in keinem Fall als PDF/A ausgegeben, wenn sie die Validierung nicht besteht – das ist der Kern dieses Werkzeugs.

Der Hinweis RASTERIZED_PAGES erscheint, wenn die erste Konvertierung die Validierung nicht bestand und die Seiten als Bild neu erstellt wurden. Dann ist der Text nicht mehr auswählbar. Sie können es erneut versuchen oder eine andere Quelle verwenden. In jedem Fall wird Ihre Datei nach den oben genannten Fristen gelöscht.