03 / NÄIN MUUNNAT PDF:N
Näin muunnat PDF:n PDF/A-muotoon
Valitse haluamasi PDF-tiedosto (enintään 50 MB ja 500 sivua) ja aseta tarvittaessa asetukset. Voit valita conformance-tason (PDF/A-2b tai PDF/A-3b) ja tarkkuuden (DPI) alueella 120–300, oletuksena 200. Kun käynnistät muunnoksen, tiedosto ladataan ja käsitellään palvelimella. Näet tilan: uploading, sitten queued ja running – prosentteineen.
Kun muunnos on valmis, saat ladattavaksi validoidun PDF/A-tiedoston. Jos ensimmäinen vienti ei läpäise validointia, sivut kuvannetaan uudelleen ja viedään uudelleen. Tämä versio on varmasti validi, mutta koska teksti on kuvana, se ei ole enää valittavissa eikä haettavissa. Saat tällöin varoituksen RASTERIZED_PAGES.
04 / MITÄ TYÖKALU TEKEE
Mitä työkalu tekee tiedostollesi
Työkalu käyttää LibreOffice Draw -vientiä PDF/A-muotoisen tiedoston tuottamiseen, ja lopputuloksen tarkistaa veraPDF-validointiohjelma. Tämä on keskeistä: tiedostoa ei palauteta PDF/A-tiedostona, ellei validointi ole vahvistanut sitä. Jos tiedosto vain väittäisi olevansa PDF/A, arkisto, joka sen myöhemmin tarkistaa, voisi hylätä sen. Siksi validointi tehdään jo tässä vaiheessa.
Tiedostotyyppi varmistetaan lukemalla tiedoston todelliset tavut, ei tiedostonimeä. Tiedoston nimeäminen uudelleen .pdf-päätteiseksi ei riitä. Lisäksi jokainen ladattu tiedosto tarkistetaan haittaohjelmien varalta ennen kuin sitä avataan, joten saastunut tiedosto ei pääse muunnosmoottoriin.
05 / MITÄ PDF/A-2B JA P
Mitä PDF/A-2b ja PDF/A-3b tarkoittavat
Kirjain 'b' tarkoittaa, että tiedoston visuaalinen ulkoasu on taattu toistettavaksi. Se ei tarkoita, että tekstin rakenne olisi merkitty saavutettavuutta varten (tagged). PDF/A-3b eroaa PDF/A-2b:stä yhdellä olennaisella tavalla: se sallii mielivaltaisten tiedostojen upottamisen dokumentin rinnalle. Tästä syystä laskutusstandardit edellyttävät usein PDF/A-3b-muotoa.
Jos et tarvitse liitetiedostoja, PDF/A-2b riittää. Jos taas haluat säilyttää esimerkiksi koneluettavan XML-tiedoston laskun yhteydessä, valitse PDF/A-3b.
06 / MITÄ TYÖKALU EI VO
Mitä työkalu ei voi tehdä
PDF/A-muoto kieltää salauksen ja JavaScriptin. Jos PDF on suojattu salasanalla, se on avattava ennen muunnosta. Työkalu ei myöskään pysty takaamaan, että alkuperäinen teksti pysyy valittavana. Jos ensimmäinen vienti ei läpäise validointia, uudelleenkäsittely tuottaa kuvasivut, jolloin teksti ei ole enää valittavissa eikä haettavissa. Tämä on kompromissi, joka tehdään, jotta lopputulos olisi varmasti validi PDF/A.
Tiedoston on oltava PDF. Muut tiedostotyypit hylätään. Jos tiedosto on yli 50 MB tai yli 500 sivua, muunnos ei onnistu.
07 / MITÄ TEHDÄ, JOS LO
Mitä tehdä, jos lopputulos ei ole odotetunlainen
Jos saat varoituksen RASTERIZED_PAGES, se tarkoittaa, että ensimmäinen muunnos ei läpäissyt validointia ja sivut kuvannettiin uudelleen. Tällöin lopputulos on validi PDF/A, mutta sen teksti on kuvana – se ei ole valittavissa tai haettavissa. Jos tarvitset valittavaa tekstiä, kokeile muuntaa alkuperäinen tiedosto uudelleen eri asetuksilla (esimerkiksi korkeampi DPI).
Jos et saa lainkaan kelvollista PDF/A-tiedostoa, tarkista, että alkuperäinen PDF ei ole salasanasuojattu ja että se on rakenteeltaan kelvollinen. Työkalu hylkää tiedostot, jotka eivät ole aitoja PDF-tiedostoja, vaikka ne olisi nimetty .pdf-päätteisiksi.
08 / TIEDOSTOJEN KÄSITT
Tiedostojen käsittely ja yksityisyys
Kun lataat tiedoston, se tallennetaan yksityiseen objektitallennustilaan. Tiedosto poistetaan automaattisesti tunnin kuluttua, jos käsittely on tehty ilman kirjautumista, tai 7 päivän kuluttua, jos olet kirjautunut sisään. Tämä koskee sekä alkuperäistä että muunnettua tiedostoa.
FAQ
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tarkoittaa RASTERIZED_PAGES-varoitus?
Se tarkoittaa, että ensimmäinen muunnos ei läpäissyt validointia, joten sivut kuvannettiin uudelleen. Lopputulos on varmasti validi PDF/A, mutta teksti on kuvana, joten se ei ole valittavissa tai haettavissa.
Kumpi valita, PDF/A-2b vai PDF/A-3b?
PDF/A-3b sallii liitetiedostojen upottamisen, joten se sopii esimerkiksi laskutusstandardeihin. PDF/A-2b ei salli liitteitä, mutta on muuten sama visuaalisesti. Valitse tarpeesi mukaan.
Voiko teksti kadota muunnoksessa?
Normaalisti teksti säilyy valittavana ja haettavana. Jos ensimmäinen vienti epäonnistuu validoinnissa, sivut kuvannetaan uudelleen, jolloin teksti muuttuu kuvaksi eikä ole enää valittavissa. Tästä saat varoituksen.
Kuinka suuren tiedoston voin muuntaa?
Tiedoston enimmäiskoko on 50 MB ja enimmäissivumäärä 500 sivua. Yli näiden rajojen olevia tiedostoja ei voi käsitellä.
Mitä jos PDF on salasanasuojattu?
PDF/A-muoto kieltää salauksen, joten suojattu PDF on avattava ensin. Työkalu ei pysty käsittelemään salattua tiedostoa.
Miten tiedostoni käsitellään?
Tiedosto ladataan palvelimelle, tarkistetaan haittaohjelmien varalta ja tyyppi varmistetaan. Se tallennetaan yksityiseen tallennustilaan ja poistetaan automaattisesti tunnin (anonyymi) tai 7 päivän (kirjautunut) kuluttua.