03 / NÄIN MUUNNAT EXCEL
Näin muunnat Excelin PDF:ksi
Valitse XLSX-tiedosto, jonka haluat muuntaa. Työkalu hyväksyy yhden tiedoston kerrallaan, ja sen koon on oltava enintään 50 megatavua. Myös sivumäärä on rajoitettu: maksimissaan 500 sivua.
Kun olet valinnut tiedoston, lataus alkaa. Näytöllä näkyy ensin teksti 'Lähetetään', sitten 'Jonossa' ja lopuksi 'Käsitellään' prosentteineen. Varsinainen muunnos tehdään palvelimella LibreOffice-ohjelmalla, joka toimii taustalla ilman graafista käyttöliittymää.
Kun muunnos on valmis, voit ladata PDF-tiedoston. Valmis tiedosto avataan ja tarkistetaan ennen latausta, jotta se ei olisi vioittunut.
04 / MITÄ MUUNNOS TEKEE
Mitä muunnos tekee tiedostollesi
Muunnos avaa alkuperäisen XLSX-työkirjan ja vie sen PDF-muotoon sellaisena kuin se on. Tämä tarkoittaa, että kaikki taulukon asettelu, kuten sarakkeiden leveydet ja sivun asetukset, säilyvät. Jos olet määrittänyt tulostusalueen tai skaalauksen Excelissä, ne otetaan huomioon. Jos et ole, seurauksena voi olla, että leveä taulukko jakaantuu usealle sivulle.
Kaavat eivät siirry PDF:ään, vaan niiden viimeiset lasketut arvot. PDF on tulostusmuoto, joka sisältää vain tuloksen, ei laskentalogiikkaa. Jos siis solussa on kaava, PDF:ssä näkyy sen hetkinen laskettu arvo.
Työkalu tarkistaa tiedoston todellisen sisällön, ei vain tiedostonimeä. Vaikka nimeäisit toisen tyyppisen tiedoston .xlsx-päätteeksi, se hylätään. Lisäksi jokainen lähetetty tiedosto tarkistetaan haittaohjelmien varalta ennen muunnoksen aloittamista. Jos tiedosto on saastunut, se ei koskaan päädy muunnettavaksi.
05 / MITÄ TYÖKALUSSA EI
Mitä työkalussa ei voi säätää
Tässä työkalussa ei ole asetuksia, joita voisit muuttaa. Siinä ei ole valintoja sivun koosta, suunnasta tai salasanasuojauksesta. Muunnos tehdään aina samalla tavalla: Excel-työkirja avataan ja viedään PDF:ksi.
Koska mitään ei voi konfiguroida, lopputuloksen laatu riippuu alkuperäisen tiedoston asetuksista. Jos haluat hallita PDF:n ulkoasua, tee se Excelissä ennen muunnosta. Aseta esimerkiksi tulostusalue ja skaalaus, jotta saat haluamasi sivujaot.
06 / MITÄ TEHDÄ, JOS LO
Mitä tehdä, jos lopputulos ei näytä oikealta
Yleisin ongelma on, että taulukko on liian leveä ja jakaantuu usealle sivulle. Tämä johtuu siitä, että sivun asetuksia ei ole määritetty Excelissä. Avaa alkuperäinen XLSX-tiedosto, määritä tulostusalue tai skaalaus sivun asetuksista ja tallenna. Sen jälkeen muunna uudelleen.
Toinen mahdollinen ongelma on fonttien korvautuminen. Jos PDF:ssä käytetyt fontit eivät ole käytettävissä muunnosympäristössä, työkalu korvaa ne toisilla. Tämä voi muuttaa rivinvaihtoja ja hieman asettelua. Saat varoituksen FONTS_SUBSTITUTED, jos näin käy. Tällöin kannattaa harkita yleisempien fonttien käyttöä Excelissä.
On myös mahdollista, että muunnos epäonnistuu ja tiedostoa ei voi ladata. Tällöin tiedostoa ei toimiteta lainkaan, jotta et saisi käsiisi viallista PDF:ää. Tarkista, että tiedosto on kelvollinen XLSX-tiedosto ja että se on enintään sallitun kokoinen.
07 / TIEDOSTOJEN YKSITY
Tiedostojen yksityisyys ja poisto
Lähettämäsi tiedosto siirretään yksityiseen tallennustilaan. Se poistetaan automaattisesti tunnin kuluttua, jos et ole kirjautunut sisään. Kirjautuneilla käyttäjillä tiedosto säilyy seitsemän päivää. Tämän jälkeen sitä ei voi enää palauttaa.
Kun käytät työkalua, muista, että kyseessä on julkinen palvelu. Älä lähetä arkaluonteisia tai luottamuksellisia tietoja, ellet ole tietoinen riskistä. Työkalu ei kuitenkaan tallenna tiedostojasi pidempään kuin edellä mainittu aika.
FAQ
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on XLSX-tiedoston maksimikoko?
Yksittäinen XLSX-tiedosto voi olla enintään 50 megatavua. Lisäksi työkirjassa saa olla enintään 500 sivua. Jos tiedosto ylittää nämä rajat, muunnos ei onnistu.
Miksi PDF:ssä on monta sivua, vaikka Excelissä oli vain yksi?
Tämä johtuu yleensä siitä, ettei Excel-tiedostossa ole määritetty tulostusaluetta tai skaalausta. Kun taulukko on leveä, se jaetaan usealle sivulle. Aseta Excelissä tulostusalue tai sivun asetuksista sopiva skaalaus ja muunna uudelleen.
Mitä tarkoittaa varoitus FONTS_SUBSTITUTED?
Se tarkoittaa, että osa alkuperäisistä fonteista ei ollut käytettävissä muunnoksen aikana, joten ne korvattiin toisilla fonteilla. Tämä voi muuttaa tekstin asettelua ja rivinvaihtoja. Käytä yleisiä fontteja, kuten Arial tai Calibri, vähentääksesi riskiä.
Säilyvätkö Excel-kaavat PDF:ssä?
Ei. PDF-tiedosto sisältää vain lasketut arvot, ei kaavoja. Kun avaat PDF:n, näet tulokset, mutta et pysty näkemään tai muokkaamaan laskentakaavoja. Tämä on normaalia PDF-muodossa.
Voinko valita muunnosasetuksia, kuten sivun koon?
Ei, tässä työkalussa ei ole asetuksia. Muunnos tapahtuu automaattisesti ilman lisävalintoja. Sinun on säädettävä asetukset Excel-tiedostossa ennen muunnosta.
Kuinka kauan tiedostoani säilytetään?
Jos et ole kirjautunut sisään, tiedosto poistetaan tunnin kuluttua latauksesta. Kirjautuneilla käyttäjillä se säilyy seitsemän päivää. Sen jälkeen tiedosto poistetaan eikä sitä voi enää palauttaa.